DEFINISANJE PROCESA I PROCEDURA

PROCESI I PROCEDURE

Ukoliko Vam se dešava da niste obavešteni na vreme, da hvatate informacije u prolazu i da povremeno pronalazite rešenja bez da raspolažete svim informacijama, ne brinite – niste jedini. U fazama razvoja kada kompanija prelazi iz malog u srednje preduzeće, ili iz srednjeg u veliko, često dolazi do sudaranja u organizaciji – mešanja nadležnosti više radnih mesta i zapetljanosti pri razmeni informacija, kada nijedan informacioni sistem ne može da pomogne, već jedino razgraničenje nadležnosti i odgovornosti među zaposlenima. Tada zapravo pravimo pozicije u timu gde izvršioci znaju šta je njihov posao kao i kada i na koji način je najefikasnije da ga obave a eliminišemo regije koje su ničiji posao ili preklapanja koja su svačiji posao, ali ga na kraju ipak niko ne obavi.

ŠTA MOŽEMO URADITI

Analiza procesa i procedura

Dijagnoza nelogičnosti u raspodeli nadležnosti i odgovornosti između sektora/radnih pozicija
Detektovanje „jedača vremena“
Predlaganje promena za unapređenje procesa i procedura
Definisanje procedura i radnih instrukcija koje je potrebno izraditi

Izrada procesa i procedura

Kreiranje dijagrama toka procesa i uzročno – posledičnih odnosa između sektora/radnih mesta
Kreiranje RASCI matrice i podela uloga
Izrada detaljnih koraka procedure
Simulacija novih procesa i procedura
Dorada procesa i procedura na osnovu prikupljenih informacija iz praktične primene

Izrada opisa radnih mesta

Razgraničenje nadležnosti/aktivnosti između radnih mesta – precizno definisanje ko šta radi
Utvrđivanje najvažnijih internih i eksternih saradnika
Definisanje toka informacija i dokumentacije među radnim mestima
Definisanje odgovornosti za svako pojedinačno radno mesto
Definisanje nivoa ovlašćenja za svako pojedinačno radno mesto

Kako da procenite da li Vam je potrebna pomoć za unapređenje poslovanja?

Evo nekoliko realnih primera iz prakse sa kojima se susreću naši klijenti, u zavisnosti od toga u kojoj fazi razvoja je kompanija, kada spoznaju da im je potrebna pomoć:

Ukoliko nemate dovoljno vremena ili znanja za interno uspostavljanje nove organizacione strukture i izradu procesa, procedura i radnih instrukcija, a vidite da se posao ne završava kako treba i u dogledno vreme,
Ukoliko ste pokušali nekoliko puta da složite organizaciju i način rada, ali efektivnost i efikasnost ovih procesa ne daje željene rezultate
Ukoliko planirate rast i potrebno je da predvidite i uspostavite novi sistem kako bi pružili najbolju moguću uslugu Vašim klijentima
Ukoliko postoji potreba za revizijom postojećih procesa i procedura, a potreban je pogled „izvan kutije“ u samom kreiranju procesa, jer je nekad dobro imati uvid kako to druge branše rade

DOBIJATE ALAT ZA UVOĐENJE NOVOZAPOSLENIH U POSAO I STVARANJE JASNIH OČEKIVANJA

Šta radim i za šta odgovaram?
Šta su moji prioriteti i gde treba da mi bude fokus?
Ko je moj nadređeni?
O čemu odlučujem, a o čemu odlučuje moj nadređeni?
Sa kime sve komuniciram interno unutar firme, i eksterno?
Kome se obraćam ukoliko na pojedinim koracima nešto ne funkcioniše kako smo predvideli?

DOBIJATE JASAN TOK PROCESA I RAZUMEVANJE UZROČNO-POSLEDNIČNIH VEZA IZMEĐU RADNIH MESTA

Kako treba da radimo da bi sa optimalnim radom dostigli najbolje rezultate?
Koje korake u radu treba da sledimo?
Ukoliko se zadatak ne izvrši pravovremeno, koga sve moramo da obavestimo i kakav je impakt na druga radna mesta?
Koga obaveštavamo kada utvrdimo da nešto što radimo drugačije od dogovorenog, ima većeg efekta nego način na koji smo do sada radili?